会議

ペーパーレス会議は準備作業を短縮できる

タブレット端末

会議と言えば、きちんとした資料を要求されることが多かったです。部内のMTG程度の会議であれば、特別な資料を要求されることも無く、電子黒板等にメモ程度に議事内容や決定項目を書きこんで、後でプリントアウトするなり、メール配布で済ませることができます。しかし社内会議として規定された、きちんとした定例会議では、各部門の責任者も集うことから会議資料の見栄えや、フォーマット等をいちいち細かくチェックされ、さらにそれらをプリントアウトしなければならず、手間がかかって仕方がありませんでした。
会議が始まる時刻になって、各部門の責任者が集まっているにも関わらず、必死になって
会議資料をコピーしていたこともあります。そうやって手間ヒマかけて作った資料が、たいして会議で議論もされず、会議をやった既成事実を作ってしまうことに利用された時には徒労感だけが残りました。結論は先送りで、何のための会議かと憤慨していたこともあります。その内に世の中の風潮もあり、会議がペーパーレスになりました。
手もとに資料が無いため、会議出席者は大事なことはチェックしてメモしておかなければ後で会議に出席していないメンバーに説明したくてもできません。この様な背景もあって会議に出席する人の緊張感も増えました。会議にかけるための作業が少なくなることから、議論も自然に活発になりました。ただ細かい表などはプリントアウトして配布することもしています。

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